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Rechtsberater oder Notar: Wenn diese bei der Erstellung involviert waren, sollten sie eine Kopie besitzen und über den Aufbewahrungsort Bescheid wissen
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Dies sind die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte im Überblick: Zeit- und Kostenersparnis Schneller Zugriff: Dokumente per Schlagwortsuche oder Filter in Sekunden finden Weniger Materialaufwand: Reduzierte Ausgaben für Papier, Druck und externe Archivierung Geringerer Verwaltungsaufwand: Wegfall manueller Kopien und Verteilerlisten Strukturierte Abläufe und transparente Prozesse Automatische Fristenverwaltung: Erinnerungen an Vertragsverlängerungen oder Probezeitende Standardisierte Ablage: Einheitliche Metadaten (Mitarbeitername, Dokumenttyp) verbessern Wiederauffindbarkeit Audit-Trail: Protokoll aller Abrufe und Änderungen für Nachweiszwecke Schutz und Nachweisführung Zugriffsdokumentation: Automatisches Protokoll aller Abrufe und Änderungen Verschlüsselung: Daten sind im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt Backups und Archivkopien: Regelmäßig durchgeführt nach höchsten Sicherheitsstandards Löschkonzept: Automatisierte Löschung nach Ablauf der Fristen mit vollständiger Protokollierung Zertifikate: Werden regelmäßig erneuert und entsprechen aktuellen Webstandards
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